Bericht van de Federatie

De volgende stukken zijn nog niet ingevuld, maar wel zo veel mogelijk gereed gemaakt:

1. Voorlopige ledenlijst (19 charterleden).

Met daarin de namen, voornamen en titels, classificatie, lid of oudlid van welke club, adres en tellefoonnummer, emailadres.

a. De bedoeling is dat deze ledenlijst vermeld wordt op de website van de Federatie nadat de club aanvaard is als club i.o. Deze gegevens zijn alleen toegankelijk voor de "clubofficer" en de leden zelf na het toekennen van een toegangscode.
b. De functie van secretaris en clubofficer worden gecombineerd.
c. De taak van de clubofficer is het up-to-dat houden van de clubgegevens op de website (www.past-rotarians.com).
d. Deze gegevens worden door de federatie gebruikt voort toezending en mailings van de Federatie aan de leden.

2. Inschrijfformulier voor club i.o.

Op dit inschrijfformulier moeten staan:
a. Wanneer op welke tijdstippen en waar de bijeenkomsten worden gehouden. Dat zal hoogstwaarschijnlijk zijn: de 1e en 3e dinsdag van de maand in Auberge De Rousch van 12:00-14:00 uur.
b. Hoe het voorlopige bestuur eruit ziet:
- (Voorlopige) voorzitter
- (Voorlopige) secretaris
- (Voorlopige) penningmeester
- (Voorlopige) clubofficer
c. Combinatie van functies is mogelijk.
d. wie de contactpersoon en eerst aanspreekbaar is. Het lijkt mij dat ik dat ben.
e. Er moet een banknummer zijn.
Het geheel moet drie handtekeningen bevatten (voorzitter, secretaris, penningmeester.
Daarna met het verzonden worden naar de "Ledenadministratie", t.a.v. mw. G.H. Wennekes-Dekker.

3. Alles moet conform artikel 1 van het huishoudelijk reglement van de Federatie zijn.

Dit artikel 1 betreft de toetreding tot de Federatie en luidt:

Artikel 1.

1.Als acht of meer Rotarians of oud-Rotarians het voornemen hebben een club van Past Rotarians (PRclub) op te richten, delen zij dit aan het bestuur mee. Dit dient schriftelijk te gebeuren onder overlegging van een voorlopige ledenlijst. Ook verklaren de oprichters de statuten, het huishoudelijk reglement en eventuele andere reglementen van de Federatie te aanvaarden.
Het bestuur treedt vóór de erkenning als PRclub in oprichting, schriftelijk en eventueel mondeling in overleg met de reeds bestaande PRclub(s) in het desbetreffende gebied (de regio).
Genoemde club(s) zullen binnen een maand schriftelijk reageren om hun gevoelens kenbaar te maken met betrekking tot genoemd initiatief.
Indien het bestuur dit gewenst acht, zal de commissaris clubvorming vervolgens in nader overleg treden met de initiatiefnemers en met PRclubs, die in het desbetreffende gebied leden hebben.

2.Het bestuur beslist in de eerstvolgende bestuursvergadering, zo mogelijk binnen drie maanden na de aanvraag, over de erkenning als club van Past Rotarians in oprichting (PRclub i.o.).
Bij een besluit hierover zullen de belangen van de oprichters en van bestaande PRclubs in de regio zorgvuldig worden afgewogen.
Erkende PRclubs i.o. worden als zodanig vermeld in het ledenboekje en op de website. Zij ontvangen het mededelingenblad.

3.Bij een negatief besluit over de toelating als PRclub i.o kunnen de oprichters daartegen schriftelijk in beroep gaan bij de algemene vergadering binnen dertig dagen na dagtekening van de in het vorig lid bedoelde beslissing. Een negatief besluit is steeds schriftelijk en beargumenteerd.

4.De algemene vergadering beslist op het beroep in de eerstkomende vergadering. De beslissing wordt schriftelijk aan de initiatiefnemer(s) medegedeeld. Zij krijgen de gelegenheid hun standpunt in de vergadering toe te lichten. Na een definitief besluit tot afwijzing is het de club niet toegestaan de benaming PRclub i.o. of een variant daarop te hanteren.

5.Zodra het ledental op zestien is gekomen, kan de PRclub i.o. verzoeken als lid te worden toegelaten. De aanvraag wordt schriftelijk aan het bestuur gericht en bevat de actuele ledenlijst, onder vermelding van de rotaryclub(s) van herkomst van de leden.
Deze aanvraag houdt tevens een aanvaarding in van de statuten en reglementen van de Federatie.

6.Een besluit over toelating wordt aan de PRclub i.o. schriftelijk meegedeeld binnen twee maanden nadat de aanvraag door het bestuur is ontvangen.

7.Het bestuur is bevoegd om een club in oprichting te installeren die het getal van twaalf leden heeft bereikt en aannemelijk kan maken te kunnen voldoen aan door het bestuur te stellen eisen van groei, levensvatbaarheid e.d.

8.De installatie geschiedt door de voorzitter van de Federatie of zijn plaatsvervanger. De club ontvangt tijdens de installatiebijeenkomst de gebruikelijke Oorkonde van de Federatie.

9.Aan de hand van Statuten en Huishoudelijk Reglement worden door de algemene vergadering ”Regels” vastgesteld voor clubs van Past Rotarians, aangesloten bij de Federatie.