Protocol inzake de toepassing van de Algemene Verordening
Gegevensbescherming (AVG) bij de Club van Past Rotarians Parkstad
Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming
(AVG) van toepassing. Deze vervangt de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).
Wat is anders?
De AVG versterkt de positie van
de mensen van wie gegevens worden verwerkt. Zij
hebben nieuwe privacyrechten en
hun bestaande rechten worden sterker. Organisaties die
persoonsgegevens verwerken
krijgen meer verplichtingen. De nadruk ligt - meer dan onder de Wbp - op de
verantwoordelijkheid van organisaties om te kunnen aantonen dat zij zich aan de
wet houden.
Het bestuur van de Club van
Past Rotarians Parkstad zorgt er bij voortduring voor dat de
gegevensverwerker(s) binnen de club en de leden op de hoogte zijn van de onder
de AVG vallende privacyregels. Dit protocol wordt ter kennis gebracht van de
leden. Bij wijziging van de notitie of de regels zullen de leden daarvan zowel
in een clubbijeenkomst als per mail op de hoogte worden gesteld.
Opmerking: als de club een
eigen website heeft kan het protocol ook daar worden ondergebracht en kan in
het protocol ook naar de website worden verwezen.
Het bestuur onderzoekt
permanent wat de impact van de AVG is op huidige en nieuwe processen en
diensten die binnen de vereniging aan de orde zijn en welke aanpassingen nodig
zijn om aan de AVG te voldoen.
2: Rechten van
betrokkenen
Onder de AVG hebben de leden van
wie persoonsgegevens worden verwerkt privacyrechten. De
leden kunnen te allen tijde hun privacyrechten uitoefenen. Onder meer hebben
zij het recht op inzage
en het recht op correctie en verwijdering. Voorts hebben zij recht op
dataportabiliteit, hetgeen betekent dat
zij hun gegevens makkelijk kunnen krijgen en vervolgens kunnen doorgeven aan
een andere organisatie als ze dat willen. Ook kunnen leden bij de Autoriteit
Persoonsgegevens (AP) klachten indienen over de manier waarop de vereniging met
hun gegevens omgaat.
3: Overzicht verwerkingen
De gegevens van de leden en oud-leden van de
vereniging worden als volgt verwerkt:
1.
Via de website https://www.pastrotarians.nl: In het onderdeel LEAD worden persoonsgegevens verwerkt naast
gegevens over de aard en duur van het lidmaatschap van de vereniging. Deze
gegevens worden door het lid zelf opgegeven bij aanmelding als lid van de club.
De gegevens zijn alleen toegankelijk voor het lid na het invoeren van een
gebruikersnaam (het e-mailadres) en wachtwoord (dat door de gebruiker zelf kan
worden gewijzigd). Ook de Clubofficer en de secretaris hebben functioneel
toegang tot LEAD en zijn bevoegd gegevens te wijzigen, al of niet op verzoek of
aanwijzing van het lid.
De
gegevens die worden vastgelegd (kunnen) zijn (geen
andere gegevens dan in onderstaande lijst):
· Geslacht
· Titulatuur
· Voorletters
· Roepnaam
· Tussenvoegsel
· Achternaam
· Wachtwoord
· Classificatie
· Geboortedatum
· Naam partner
· Onderscheiding in Rotaryverband
· Lid of ex-lid van Rotaryclub of andere serviceclub
· Adres, Postcode, Woonplaats
· Telefoonnummers (vast en/of mobiel)
· E-mailadres
· Lidmaatschapsnummer Federatie van Clubs van Past Rotarians in
Nederland
· Pasfoto van betrokkene
· Functie van betrokkene binnen de vereniging
· Datum aanvang lidmaatschap
· Voor oud-leden: datum en reden einde lidmaatschap
De
gegevens worden gebruikt om een deugdelijke ledenadministratie te kunnen
voeren, om verschillende overzichten samen te stellen (zoals een lijst met
verjaardagen, een lijst van classificaties, functies, etc.) en voor
statistische bewerkingen (gemiddelde leeftijd, lidmaatschapsduur, etc.).
De
gegevens van oud-leden worden alleen bewaard om historische overzichten samen
te stellen, c.q. nagelaten betrekkingen uit te nodigen voor activiteiten van de
club.
De
gegevens zijn via LEAD ook ter inzage voor leden van andere Clubs van Past
Rotarians die zijn aangesloten bij de Federatie van Clubs van Past Rotarians in
Nederland. Voor hen geldt eveneens dat toegang tot de gegevens alleen mogelijk
is na invoering van een gebruikersnaam en wachtwoord.
2.
Via een gegevensbestand bij
de secretaris, ontleend aan de gegevens in LEAD. Vastgelegd worden de NAW
gegevens, e-mailadres, geboortedatum en datum toetreding. De gegevens zijn
nodig om per mail of per brief de leden informatie te sturen. De secretaris is
ook de bewaarder van de door de leden ingediende aanmeldingsformulieren. De
gegevens worden niet met derden gedeeld.
3.
Via een gegevensbestand bij
de penningmeester, ontleend aan de gegevens in LEAD. Vastgelegd worden de
gegevens zoals vastgelegd bij de secretaris. Verder kan het bankrekeningnummer worden
vastgelegd ten behoeve van de incasso van de contributie en andere bijdragen.
De gegevens worden niet met derden gedeeld.
4: Data protection impact
assessment
Het bestuur van de club heeft vastgesteld dat
de wijze waarop binnen de club de gegevensverwerking
wordt uitgevoerd geen hoog privacyrisico met zich meebrengt. Derhalve is besloten
geen data protection impact assessment (DPIA) uit te voeren.
5: Privacy by design & privacy by default
Privacy by
design houdt in dat er al bij het
ontwerpen van procedures en diensten voor wordt gezorgd dat persoonsgegevens
goed worden beschermd. Het bestuur spreekt uit dat zij dit principe steeds voor
ogen zal houden zodra nieuwe procedures of processen binnen de club in beeld
komen.
Privacy by default houdt in dat
technische en organisatorische maatregelen genomen moeten worden om ervoor te
zorgen dat alléén persoonsgegevens verwerkt worden die noodzakelijk zijn voor
het specifieke doel dat beoogd wordt. Ook in dit opzicht zal het bestuur bij
voortduring zich afvragen of vastlegging van persoonsgegevens noodzakelijk is
en, indien geconstateerd wordt dat dit onvermijdelijk is, zorgvuldigheid
betrachten bij de wijze van vastlegging en beheer van deze gegevens.
6: Functionaris voor de gegevensbescherming
Het bestuur heeft besloten op vrijwillige basis
een functionaris voor de
gegevensbescherming (FG) aan te stellen. Deze
taak wordt neergelegd bij de z.g. Clubofficer, met de secretaris van de
vereniging als vaste plaatsvervanger.
7: Meldplicht datalekken
Op grond van de meldplicht datalekken is de Clubofficer gehouden de
noodzakelijke registratie te voeren van datalekken die zich
in de vereniging hebben voorgedaan. Alle datalekken dienen uitvoerig te worden
gedocumenteerd. Desgevraagd zal de registratie beschikbaar worden gesteld aan
de AP.
De gegevensverwerking van de ledenadministratie
in LEAD is uitbesteed aan een bewerker,
zijnde de Federatie van Clubs van Past Rotarians in Nederland.
De club heeft geen vestigingen in meerdere
EU-lidstaten. Dit betekent dat
de AP de leidende toezichthouder is.
10: Toestemming
Op het aanmeldingsformulier voor lidmaatschap
van de club komt een expliciete bepaling dat het toetredende lid bekend is en
instemt met de wijze waarop de verwerking van persoonsgegevens binnen de club
plaatsvindt. Die bekendheid wordt aanwezig geacht na de voorafgaande overhandiging
of voorafgaande toezending van dit protocol. Door de ondertekening van het
aanmeldingsformulier en de overhandiging (fysiek of elektronisch) daarvan aan
de secretaris verklaart het nieuwe lid toestemming te geven voor de beschreven
wijze van gegevensverwerking.
Indien een lid de eerder gegeven toestemming
voor verwerking van persoonsgegevens wil intrekken volstaat een schriftelijke
of elektronische melding aan de secretaris.
Van degenen die op 25 mei 2018 al lid waren van
een club van de Federatie wordt aangenomen dat zij instemmen met het gebruik
van hun gegevens als omschreven in het protocol.
Protocol vastgesteld door de voorzitter van het bestuur (21 augustus 2018)